Alla artiklar

Publicerat 7/10/15 av Bernt Saxin

Detta är en blogg om resursanvändning, flaskhalsar, systemtänkande, och den svåra konsten att lösa problem.

Men tro inte detta är ännu en blogg som bara handlar om ”lean”. Effektiv, dvs ekonomiskt långsiktig, resursanvändning handlar inte primärt om ”lean”, utan om lärande och insikt om hur verksamheter och andra system fungerar. Däremot kan ett ”supply chain”-perspektiv vara klargörande för att förstå sammanhang.

Vad är då ett supply chain-perspektiv?

”Supply chain”, på svenska ”försörjningskedja”, är ett begrepp som mest är förknippat med affärsvärlden och globala gods-, energi-, och varuflöden, dvs råvaror som förädlas till färdiga varor genom samverkan av ett stort antal geografiskt spridda aktörer och distributörer. Men faktum är att försörjningskedjor är system som finns överallt där någon form av ”försörjning”, dvs resursinsats, sker — även service och tjänster:

Och det finns mycket att lära från de naturliga systemen t.ex. vad gäller ekonomi och långsiktig effektivitet. Hur? Återkommer till det.

Fokus i bloggen är dock på att diskutera kopplingen mellan strategi och operativ verksamhet, såsom sambanden mellan kvalitet, resursutnyttjande, effektivitet, kostnader och långsiktig hållbarhet (dvs utveckling, inte avveckling).

Är t.ex. ökade informationsflöden gynnsamt för problemlösning, eller skapas bara nya problem? Vilket leder till syftet med bloggen som är att öka det reflekterande tänkandet och förmågan att kunna lösa problem. Den vänder sig till dig som är analytiker, beslutsfattare, lärare eller student och inser värdet av djupa kunskaper, baserad på fakta, insikter och sunda värderingar.

Resursanvändning och flaskhalsar

På senare år har fokus varit på ”snål resursanvändning”, vilket har blivit liktydigt med ”lean management”. Från att ha varit en filosofi kopplad till tillverkning inom bilindustrin tillämpas idag samma tänkande inom snart sagt alla upptänkliga områden, inklusive tjänster, t.ex. sjukvård, åldringsvård, utbildning, brottsbekämpning, skatteuppbörd, arbetsförmedling, bara för att nämna några få. Samtidigt konfronteras dessa områden med ökande eller cementerade problem, köer som bara blir längre, kunskaper som minskar, anställda som blir utbrända och kostnader som ökar, dvs lean-medicinen verkar inte ha hjälpt. Varför?

Systemtänkande

Systemtänkande är inte detsamma som ”lean”, även om det finns visst gemensamt tankegods, såsom helhetssyn. (Vad som gör denna diskussion komplicerad är att det finns olika ”lean”, men mer om det en annan gång.) Systemtänkande är en samling metoder och verktyg för att först se helheten, dvs sammanhanget, så att man kan förstå och analysera delarna i systemet för att lösa problem. Att t.ex. optimera processer för att höja produktiviteten är en vanlig metod för att utnyttja resurser maximalt (dvs minimera kostnader), men kan på sikt ha rakt motsatt verkan genom att skapa antingen flaskhalsar eller överkapacitet — om perspektivet är för snävt.

Komplexitet gör problemlösning svår

Att verksamheter eller samhällen växer ses ofta som önskvärt, men medför även att de blir komplexare. Med komplexitet följer också att det blir svårare att överblicka hur dessa system verkligen fungerar, dvs att utvärdera och att sköta dem samt att åtgärda eventuella problem som uppstår. Ett exempel på detta är sjukvården som inte bara dras med långa köer för patienter, utan också har stora problem med t.ex. patientsäkerhet samt höga kostnader. Ett annat exempel är energisektorn där det idag råder överproduktion men där samtidigt krav på att andelen förnybar energi ökas.

Ökad komplexitet ökar alltså sårbarheten, därmed även riskerna för oönskade konsekvenser.

Ett syfte med bloggen är att visa att komplexitet är – just ”komplext” – men ändå möjligt att förstå, men förutsätter att man sätter sig in i ämnet (t.ex. processerna i verksamheten) grundligt, har konceptuell klarhet och förståelse av relevanta begrepp.

Att ha erfarenhet, kunskaper och insikt i hur saker och ting fungerar och hänger ihop är naturligtvis också en förutsättning för att kunna lösa problem långsiktigt och att minimera oönskade följder. Men när komplexiteten i systemet blir för stor är det inte alltid tillräckligt att ha erfarenhet för att förstå utvecklingen. Det är här t.ex. simuleringar har visat sig användbara för att ta fram scenarier som underlag till beslut.

Hur skapa plattform för problemlösning?

Problemet med att lösa problem är ju ofta att folk inte har en gemensam syn på vad som orsakar problemet, många gånger just pga komplexiteten. Ibland är man t.o.m. oense om vad som är problemet.

Detta känner vi igen från politiken där låsningar i sakfrågor ofta är doktrinära och mer liknar religiös fundamentalism, men ibland även det motsatta med total underkastelse och kapitulation för populistiska åsikter, utan egentlig faktagrund eller pga för tunna analyser. Inte sällan beror detta på att man inte ens är tillräckligt insatt i hur systemet eller verksamheten fungerar, dvs hur processerna ser ut. Men det kan också förekomma hos beslutsfattare i företag eller offentlig verksamhet att olika uppfattningar råder om förutsättningar och orsaker, därmed hur problemen bör lösas. Dessutom är det ofta policies och regelverk som styr hur detta sker.

Hur kan man skapa en gemensam plattform för att sedan hitta konstruktiva lösningar på problem? Folk har ju olika erfarenheter, eller olika perspektiv, men hur sammanfoga dem? Ett sätt att synliggöra hur olika personer uppfattar verkligheten är att kartlägga hur de beskriver ett problem, dess orsaker och konsekvenser. Det är en utgångspunkt i systemtänkande att försöka beskriva problem i sina sammanhang, dvs att söka möjliga förklaringar till hur ett problem anses ha uppstått.

Simulering är ett riskfritt och förhållandevis billigt sätt att testa olika problemlösningar och deras konsekvenser innan man beslutar om åtgärder.

Men i dagens värld premieras främst det fraktionerade tänkandet och ”snabba puckar”, dvs. kortsiktighet, maximal tillväxt, optimering, hög produktivitet (prestation per tidsenhet), och stordrift, utan att egentligen ifrågasätta, eller ännu värre, utan att utvärdera, om detta är bra eller dåligt eller vad det långsiktigt har för konsekvenser för oss människor, vår hälsa, våra värderingar, samhället eller miljön.

Det förekommer också en systematisk underminering av begrepp och urskiljningsförmåga, dels genom det nämnda fraktionerade tänkandet, och dels genom begreppsinflation till följd av

Lägg därtill desinformation som företag eller olika intressegrupper försöker förmedla via sociala medier, media, marknadsföring, policies, myndigheter och annat, dvs det man vill få folk att tro, tycka, stödja eller följa, men där särintressen eller lobbyister ligger bakom. Men vem har tid eller ork att bry sig om varifrån informationen kommer?

Att vi inte ens bryr oss går ibland hand i hand med en övertro på att modern teknik, datorer, informations- och kommunikationsteknik, eller ”forskningen”, eller ”Big Data”, kommer att lösa problemen för oss, och att vi därför inte behöver anstränga oss eller att fördjupa oss i dem eller deras bakgrund (vilket vi ju ändå inte har tid med). Det kraftigt ökade flödet av information till följd av denna utveckling bidrar också till att det blir allt svårare att utvärdera informationens kvalitet, att se samband och konsekvenser, vilket i sin tur minskar vår anledning att bry oss. Detta är en klassisk moment-22-situation (dvs en ond cirkel) när tekniken som på 1990-talet högljutt proklamerades skulle bli vår Frälsare istället är på väg att bli vår Förslavare genom utnötning, avtrubbning och slutligen fördumning. Förvånar sig någon över våra ungdomars minskande förmåga till läsförståelse samt att lösa relativt enkla uppgifter i t.ex. matematik, naturvetenskap, som framkommit genom PISA-rapporterna? En mur av kritik har framförts att testmetodiken inte är vetenskaplig och att uppgifterna är irrelevanta. Kritiken om utformningen och verklighetskopplingen eller relevansen är säkert befogad, men kvarstår faktum att prestationerna är sjunkande på detta test som utförts över ett antal år. Men kan det finnas en koppling mellan sjunkande läsförståelse och minskat läsande av texter och böcker? Och kan det finnas samband mellan minskad läsförståelse, ökat flöde av information via digitala medier samt att lösa matematiska (och andra) uppgifter? Detta är djärva hypoteser, men var befinner sig forskningen respektive vad är de rådande åsikterna om detta? Detta är egentligen ytterligare argument till att öka sin egen insikt och förmåga att själv kunna lösa problem. Men vem orkar bry sig?

Främsta syftet med bloggen är alltså att dra en lans för tänkandet och för ökat reflekterande, för att utveckla förmågan att utvärdera informationens kvalitet (dvs att bli mer källkritisk) och för att utveckla förmågan att lösa problem såväl kort- som långsiktigt för att minska oönskade konsekvenser.

Varför är detta viktigt?

I en tidsålder då vi tror att vi kan ersätta det egna omdömet med appar och algoritmer som skall lösa problemen för oss är detta angeläget. Att abdikera sin problemlösningsförmåga och överlämna tänkandet åt tekniker, ekonomer, marknadsförare eller politiker med begränsad eller ingen insikt om det större sammanhanget kan vara riskfyllt, i längden rent av dumdristigt och destruktivt.

Men ”utvecklingen går inte att stoppa” hör man ofta invändas.

Om det verkligen är så, så är vi ju bara marionetter eller brickor som flyttas utom vår egen kontroll! Nej, ännu så länge har vi möjlighet att välja väg och påverka hur framtiden skall utformas, och den behöver inte leda tillbaka till 1700-talet, som man vanligen försöker skrämma folk med. Men för att nå dit förutsätter det att vi har insikt om var vi befinner oss idag samt att vi har en klar vision om hur vi verkligen vill ha det i framtiden.

Låt oss börja med att använda tekniken till det den från början var avsedd för, dvs som verktyg och hjälpmedel för att stödja – inte ersätta – mänskligt tänkande och kreativitet. Detta så att vi kan skapa ökad insikt om hur verkligheten ser ut, för att sedan kunna lösa problem mer långsiktigt och undvika de värsta fallgroparna (dvs nya oförutsedda problem och kostnader).

Välgjorda dynamiska simuleringar har potentialen att få oss att förstå hur komplexa system verkligen fungerar och förändras. I takt med att komplexiteten och förändringstakten i världen ökar blir sådana lösningar nödvändiga för att skapa en hållbar och ekonomiskt gynnsam framtid. Inte bara kan de leda till ökat välstånd, men de kan också hjälpa oss att bygga stabilare system – från energi och transporter till jordbruk, sjukvård och miljö bara för att nämna några områden. Det fordras dock att beslutsfattare som tjänstemän, planerare, företagsledare, och i viss mån även politiker, samt forskare, lärare och rådgivare får tillgång till de kunskaper och insikter dessa simuleringar kan leverera. Där är vi inte riktigt idag och därför får vi ett glapp i förståelse, vilket påverkar beslutskvaliteten — och kostnaderna! Dynamiska simuleringar ger däremot möjlighet att riskfritt testa olika tänkbara lösningar innan beslut fattas, därmed undvika dyrbara misstag.

Följ denna blogg så att du med kan lära dig hur man överblickar och löser komplexa problem med relativt enkla metoder.

Alla artiklar